在制作铜器时人们通常都是先把铜汁灌注在一个模子中，然后等铜汁凝固后再取出来进行精细地雕琢，模板的作用同制作铜器的模子大同小异，在建立工作簿时先套用模板，把文档设置成模板设计的样子，然后再进行加工。
其实我们一直都在用模板，只是Excel默认的是一个空工作簿模板，因而看不出来。现在我们看看怎么用模板来建立新的工作簿：打开“文件”菜单，单击“新建”命令，打开“新建”对话框，单击“电子方案表格”选项卡（如图1），从模板的列表中选择一个模板样式，单击“确定”按钮，我们就根据这个模板建立了一个新工作簿，可以很容易地看出，工作表的格式已经设置得很好了。
图１
我们经常会自己设置一些工作表的格式，如果这种表经常会用到，就可以用表来保存一个模板：打开我们前面建立的发货表，打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，打开“另存为”对话框，从选择保存的文件类型为“模板”，Excel会自动将目录跳转到默认的模板保存文件夹中，输入模板的名称，单击“保存”按钮，就可以把文档作为一个模板保存起来了。
打开“文件”菜单，单击“新建”命令，在模板的列表中就出现了我们刚才保存的模板，选择它，单击“确定”按钮，Excel就根据这个模板新建了一个工作簿。
2、使用批注
打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了这样一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了（如图2-3）。
图２ 图３
插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。 一般来说批注都是显示提示性的信息，如对工作表进行校对时加一个校对的意见等（如图4-5）。
图４ 图５