我们来看下面这个表，在这个表中存储了国内部分地区从1995年到1997年的国内生产总值。
现在我们想把这里的每个地区三年的国内生产总值的和求出来，用分类汇总和排序功能可以做到这一点，但是比较麻烦，这里我们使用数据透视表来做：打开“数据”菜单，单击“数据透视表和图表报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，第一步是选择数据来源，我们选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”，选择要创建的报表类型为“数据透视表”，单击“下一步”按钮，这一步中我们要选择透视表的数据来源的区域，Excel已经自动选取了范围，这里它的选取是正确的，我们不做什么改动，单击“下一步”按钮；这一步要我们选择透视表放置的位置，选择“新建工作表”项，单击“完成”按钮，现在就出现了我们建立的数据透视表。
在工作表的透视表的各个部分都有提示，同时界面中出现了一个“数据透视表”栏，里面列出了所有我们可以使用的字段，我们的目的是查看各地区三年生产总值的和，因此我们在“数据透视表”→“地区”按钮上按下左键，鼠标变成这样的形状，然后将其拖动到行字段中，等鼠标变成了这样的形状时松开左键，就可以将透视表的行字段设置为“购买人”了；同样将“年份”拖动到列字段中，将“国内生产总值”拖动到数据字段中；透视表就有数据了。
双击“计数项：国内生产总值”，打开“数据透视表字段”对话框，在“汇总方式”列表框中选择“求和”，单击“确定”按钮，现在显示出来的就是正确的数据了。
现在的透视表中显示的是三年的和，我们也可以让它只显示两年的和：单击“年份”单元格的下拉箭头，从弹出的列表框中去掉我们不想求和的年份前的复选框，单击“确定”按钮，透视表中出现的就只有两年的数据汇总了；对于地区也可以做同样的设置。
我们还可以根据数据透视表直接生成图表：单击“数据透视表”→“图表向导”按钮，Excel会自动根据当前的数据透视表生成一个图表并切换到图表中，不难看出这个图表跟我们前面看到的图表基本上一致，所不同的只是这里多了几个下拉箭头，单击“年份”的下拉箭头，这实际上是透视表中的“页”字段，选择“全部”，单击“确定”按钮，可以看到图表中的数据也发生了变化，其它有很多在透视表中使用的方法也可以在这个图表中使用，这里我们就不再多说了，把图表的格式设置一下，一个漂亮的报告图就完成了。