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Office文档批量转换的方法

Admin | 2009-6-6 20:52:23 | 被阅次数 | 5287

  使用Word编辑文档的时候,不仅可以保存成Word格式,也可以保存为其它格式。但有的时候需要将大批的已经编辑完成的Word文档转换成文本格式或其他格式文档,怎么办?

  如果通过“另存为”将是一件十分费时费力的事情。可能有人说了利用第三方工具软件吧,那是另一话题。在这里笔者要告诉大家的是:批量转换文档格式不求“人”,完全可以借助Word2000/XP本身自带的功能就可以完成批量转换文档格式的工作。为了叙述方便,打印机维修的专家以将Word文档格式批量转换成TXT文本格式为例来介绍其转换过程,具体操作方法如下: 

  ①准备工作 

  首先,我们建立两个临时文件夹,一个命名为“待转换的Word文档”,即用来存放准备转换的Word文档;另一个可命名为“文本文档”,即用来存放转换完成的TXT格式文档。 

  ②执行“转换向导” 

  在“开始”菜单中选择“新建Office文档”,或选择“文件/新建”.如果你是使用WordXP,这时会在屏幕右侧弹出“新建文档窗口”,此时需要单击编辑窗口右侧“新建文档”窗口中的“通用模板”。 

  虽然使用不同的Office版本所执行“转换向导”出现的界面可能稍有不同,但其中都有“转换向导”功能是一致的,在这里美文坊提醒大家本文中使用的是OfficeXP.另外,如果你的Office不是定制安装的话,在单击“转换向导”时需要插入Office光盘。 

  在弹出的“新建”对话框中单击“其他文档”选项卡,选择“转换向导”。 

  接下来在弹出的“转换向导”对话框中,单击“下一步”按钮。 

  在接下来的对话框里给出了两种转换模式; 

  1.将其他文件格式转换成Word文档格式; 

  2.将Word文档格式转换成其它文件格式。 

  在本文中由于我们是要将Word文档转换为TXT文本文档,故需选择第二种(从Word文档格式转换成其它文件格式)转换模式,再单击下拉箭头从下拉列表里选择“纯文本”(Office2000为Text),单击“下一步”按钮。 

  在继续出现的对话框里,分别选择“源文件夹”(待转换的Word文档)和“目标文件夹”(文本文档),再单击“下一步”按钮。 

  在新弹出的对话框中“可用文件”里列出了“待转换的Word文档”文件夹里所有的Word文档,单击旁边的“全选”(这里只能是全选或选择一个文档)按钮就可以将它们移到“转换文件”框里,最后单击“下一步”按钮。 

  在弹出提示“向导已做好转换文件的准备”时,单击“完成”按钮后可以出现一个“文件转换过程”状态进度条,在其中可以看到转换的进程,分别显示总的文件数和已经转换的文件数。 

  当全部文档转换完毕后,会弹出对话框询问是否需要进行其他转换。如果需要就点击“是”,如果不需要就点击“否”。