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信息技术之最基础的最简单的Word文档处理编辑方法

Admin | 2008-10-13 13:06:42 | 被阅次数 | 6196

  一:文本文件编辑的基本步骤

  1、新建或打开文档

  (1) 新建文档

  菜单方式: 文件→新建
  用菜单方式可新建一个基于预设模板格式的文档或模板。

  说明:

  ☆模板是指文档编排的某种模式,它是为方便用户套用而提供的文本格式编排的框架。
  ☆用工具方式打开的是空白文档模板(默认),空白文档提供默认的文档样式,但文档的内容由用户输入。
  ☆ WORD新建文档时,系统自动给一个临时文档名,当保存文档时,再由用户给定一个正式文档名。

  (2) 打开文档

  打开文档是指将已经存盘的文档调入内存,供查看或编辑。
  在WORD编辑状态下打开
  菜单方式: 文件→打开
  在WINDOWS平台上打开
  在WINDOWS下找到文档所在文件夹,双击欲打开的文档。

  说明:

  ☆WORD可编辑的文件类型有多种,其中默认的WORD文档扩展名为.DOC,模板的扩展名为.DOT;
  ☆用菜单方式打开文档时,文件菜单下方将显示最近打开过的4个文档名(文档的个数可在菜单工具/选项/常规中另行设置),要打开其中之一可直接单击之。
  ☆可同时打开多个文档,但不能同时编辑多个文档。正在编辑的文档称为当前(活动)文档。

  2、编辑文挡

  (1) 文档编辑的常识

  对文档的内容进行增加、删除、修改、复制、移动及页面设置等操作称为文档的编辑。
  ☆ 在Word文档输入时,非段落处不用回车,满行时系统会自动换行;
  ☆ Word文档的标题和段首都先顶格输入,居中或缩进不用加空格;
  ☆文档的所有格式可事先设置或事后编排,在输入过程中,没有必要时时注意格式。

  (2) 汉字输入法

  中、英文切换

  法一:单击输入法状态框最左边的切换按钮
  法二:按Ctrl+空格组合键(使用频率高、应熟练掌握)

  输入法切换

  法一:从WINDOWS的输入法指示器列表中选择一种输入法
  法二:按Ctrl+Shift组合键依次切换输入法

  (3) 全角与半角

  全角字符是占2个显示位(字节)的汉字图形符号;
  半角字符是占1个显示位(字节)的ASCII符号。

  全角、半角切换

  法一:单击输入法状态框的全角或半角切换按钮
  法二:按Shift+空格组合键

  (4) 中文标点与西文标点

  在汉字输入状态下,默认的标点符号是中文方式,但有时需要进行转换(如设置参数时要输入小数点)。

  中、西文标点切换

  法一:单击输入法状态框的中文标点或西文标点切换按钮
  法二:按Ctrl+句点组合键

  3、保存或关闭文档

  (1) 保存文档

  文档保存有三种不同形式:
  ①同名同处保存当前文档
  快捷方式:Ctrl+S
  工具方式:
  菜单方式:文件/保存
  ②换名或异处保存当前文档
  菜单方式:文件/另存为
  ③保存全部打开的文档(只能同名同处保存)
  按住Shift键不放,单击菜单文件/全部保存

  注意:

  ☆ 保存新建文档或换名保存文档时,Word会弹出文件保存对话框,要求输入存盘的文件名(注意路径的选择);
  ☆保存的文件如果与同一文件夹的其他文件同名,则新存文件将替换原有的同名文件;
  ☆ 当前文档另行换名保存后,WORD将自动关闭原来的活动文档,而打开换名后的文档;
  ☆ 如果用户不发出存盘命令,WORD会按默认或设定的时间间隔自动将当前编辑的文档存盘。但为文档内容安全起见,应在编辑过程中时时手工存盘。

  (2)关闭文档
 
  ①关闭当前文档
  单击文档窗口的关闭按钮 (首选)
  快捷方式:Ctrl+W 或 Alt+F4
  菜单方式:文件/关闭

  ②关闭所有文档
  按住Shift键不放,单击菜单文件/全部关闭。

  注意: 

  ☆选择菜单文件/关闭或单击文档窗口按钮仅关闭当前文档;
  ☆选择菜单文件/退出或单击Word窗口按钮将关闭所有文档并退出WORD;
  ☆关闭文档时如果文档内容没存盘,系统会出现是否存盘的对话框,供用户选择。

  二:光标移动

  1、用光标控制键移动光标

  用光标控制键移动光标的方法:四个方向键

  2、用鼠标定位光标

  用鼠标定位光标分两种情况:

  (1) 在文本窗口内定位
  鼠标指针处于编辑窗口中文本输入区,箭头符号自动变成I形。在有文本的区域单击鼠标或在空白区域双击鼠标(即点即输)即可将光标定位于当前位置。

  (2) 在文本窗口外定位
  如欲定位的文本内容不在当前页中,可用鼠标拖动窗口右边缘的垂直滚动条或按上、下翻页键PgUp、PgDn,当出现欲定位的文本内容时,再单击鼠标。

  三:文本的删除

  1、删除单个字符

  按← (退格)键删除光标前面的字符
  按Del(清除)键删除光标后面的字符

  利用删除操作连接两个文本段:
  将光标置于行首按退格键或置于行尾按清除键使两段合并(实际上是删除了回车符)。
  若将光标置于段落的某处按回车键则可将该段分成两段(实际上是插入了回车符)。

  2、删除文本块

  选择文本块后删除

  四:文本的插入

  输入文档时,WORD默认的工作状态是插入状态(状态栏中的按钮呈灰色)。
  插入/ 改写状态的切换:双击状态栏中的按钮或按Insert键

  1、个别字符的插入

  在插入状态(默认)下将光标定位到插入点后直接键入新的内容。

  2、 文本块的插入

  五:文本的改写

  1、直接输入改写

  法一:选择字符后键入新内容(方便而可靠——首选);
  法二:在改写状态下键入新内容就可替换其后的旧内容(易出错);
  法三:删除字符后键入新内容(麻烦)。

  六:常用符号与特殊符号的输入

  汉字符号在全角或半角状态下均占2个显示位(字节);
  英文字母、数字及标点等符号,半角时占1个显示位、全角时占2个显示位。

  符号的输入途径有多种:

  1、键盘输入

  常用符号可直接从键盘输入,但中文标点符号状态下输入的符号与键盘上的西文符号不一致,如表5-2所示,输入时要注意两者的对应关系(有些符号很相似,应注意它们显示上的区别)。输入中、西文符号时一定要注意汉字输入法状态中标点符号的切换(西文、中文)。

  西文标点符号状态 . \ , : ; ! ? < > '' "" ^ _ @ $ ( )
  中文标点符号状态 。 、 , : ; ! ? 《 》 ‘’ “” …… — · ¥ ( )

  2、打开符号工具栏输入

  右击工具栏或菜单栏的任意区域,选择符号栏选项。

  3、菜单方式输入 

  插入/符号或插入/特殊符号(快显菜单方式:右击文本区域,选择符号选项)

  4、软键盘方式输入

  右击汉字输入法框中的软键盘,选择一种符号方式,打开相应的软键盘后选择符号。
  使用软键盘方式输入符号后必须注意:一是选回PC键盘状态;二是左击软键盘将其关闭。

  5、 用区位码输入

  此法难于记忆,一般不用。