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Word文档的脚注和尾注介绍及操作大总结

Admin | 2008-4-6 20:29:10 | 被阅次数 | 18871

  脚注的含义

  在页面下端添加的注释,如添加在一篇论文首页下端的作者情况简介;

  尾注的含义

  在文档尾部(或节的尾部)添加的注释,如添加在一篇论文末尾的参考文献目录。

  若用手工添加脚注和尾注,则既麻烦又易出错。当用Word添加脚注和尾注时,操作步骤变得简单了,且不易出错。

  Word添加的脚注(或尾注)由两个互相链接的部分组成。即,注释标记和对应的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。

  删除注释标记时,与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记时,Word将对注释标记重新编号。

一:插入脚注和尾注

  插入脚注和尾注的步骤如下:

  ①将插入条移到要插入脚注和尾注的位置。
  ②单击【插入】菜单中的【引入】→【脚注和尾注】菜单项,出现【脚注和尾注】对话框。
  ③选择【脚注】选项,可以插入脚注;如果要插入尾注,则 选择【尾注】选项。
  ④如果选择了【自动编号】选项,Word 就会给所有脚注或尾 注连续编号,当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记时重新编号。
  ⑤如果要自定义脚注或尾注的引用标记,可以选择【自定义标记】,然后在后面的文本框中输入作为脚注或尾注的引用符号。 如果键盘上没有这种符号,可以单击【符号】按钮,从【符号】对话框中选择一个合适的符号作为脚注或尾注即可。
  ⑥单击【确定】按钮后,就可以开始输入脚注或尾注文本。 输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同。

二:修改或删除脚注或尾注分隔符

  Microsoft Word 用一条短的水平线将文档正文与脚注和尾注分隔开,这条线称为注释分隔符。如果注释延续到下页,Word 将打印出一条称为注释延续分隔符的长线。通过添加边框、文本或图形,可以自定义分隔符。

  切换至普通视图。

  单击“视图”菜单中的“脚注”命令。

  如果文档同时包含脚注和尾注,则会显示一则信息。请单击“查看脚注区”或“查看尾注区”,然后单击“确定”按钮。

  在注释窗格中,单击“注释”框中要更改或删除的分隔符类型:
要修改出现在文档正文和注释间的分隔符,请单击“脚注分隔符”或“尾注分隔符”。

  要修改从前一页延续下来的注释的分隔符,请单击“脚注延续分隔符”或“尾注延续分隔符”。

  选择分隔符并作出修改:
  若要删除分隔符,请按 Delete。
  若要编辑分隔符,请插入“剪贴画”分隔线或键入文本。

  要恢复默认的分隔符,请单击“重新设置”按钮。

  注意

  请注意,不能同时显示注释文本和分隔符。
  若要查看延续分隔符的打印效果,请单击水平滚动条上的“页面视图”按钮。
  在浏览器中,自定义注释分隔符将显示为短的水平线。

  脚注和尾注是对文本的补充说明。
  脚注一般位于页面的底部,可以作为文档某处内容的注释;
  尾注一般位于文档的末尾,列出引文的出处等。
  脚注和尾注由两个关联的部分组成,包括注释引用标记和其对应 的注释文本。用户可让Word 自动为标记编号或创建自定义的标记。 在添加、删除或移动自动编号的注释时,Word 将对注释引用标记重 新编号。

三:设置脚注和尾注选项

  用户可以为脚注或尾注指定出现的位置、编号方式、编号起始数 以及是否要在每一页或每一节单独编号。这种功能可以通过设置脚 注和尾注选项来实现,下面将分别介绍。设置脚注的选项步骤如下:
  ①打开【脚注和尾注】对话框。
  ②单击【选项】按钮,在弹出的【注释选项】对话框中选择 【所有脚注】选项卡。
  ③在【所在位置】列表框中指定脚注出现的位置。默认情况下,将出现在页面底端,即把脚注文本放在页底的边缘处,如果要把脚注放在正文最后一行的下面,可以选择【文字下方】选项。
  ④在【编号格式】列表框中指定编号用的字符。
  ⑤在【起始编号】框中可以指定编号的起始数。
  ⑥在【编号方式】中可以设置整个文档是连续编号还是每一 节单独编号或者每一页单独编号。

  要设置尾注的选项,请单击【所有尾注】标签,显示【所有尾注】 选项卡。

  尾注的位置一般是文档的结尾,用户也可以在【所在位置】中设 定为在节的结尾。其他格式的设置与设定脚注选项一样。

四:查看脚注和尾注

  在Word 中,查看脚注和尾注文本的方法很简单,可将鼠标指向文档中的注释引用标记,注释文本将出现在标记上。

  注意:
  只有在【选项】对话框中的【视图】选项卡中选中了【屏幕提示】复选框,才可以利用上述方法在屏幕上看到脚注或尾注。
  用户也可以双击注释引用标记,将焦点直接移到注释区,用户即可以查看该注释。
  用户还可以选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项来查看注释。 如果文档中同时含有脚注和尾注,会弹出【查看脚 注】对话框。用户选择相应的选项后单击【确定】按钮即可查看相 应的注释。

  如果文档只含有脚注或者尾注,将直接转到相应的注释区。

五:修改脚注和尾注

  注释包含两个相关联的部分:注释应用标记和注释文本。当用户 要移动或复制注释时,可以对文档窗口中的引用标记进行相应的操 作。如果移动或复制了自动编号的注释引用标记,Word 还将按照新顺序对注释重新编号。

  如果要移动或复制某个注释,可以按下面的步骤进行:

  ①在文档窗口中选定注释应用标记。
  ②按住鼠标左键不放将引用标记拖动到文档中的新位置即可移动该注释。
  ③如果在拖动鼠标的过程中按住Ctrl 键不放,即可将引用标记复制到新位置,然后在注释区中插入新的注释文本即可。
  当然,也可以利用复制、粘贴的命令来实现复制引用标记。

  如果要删除某个注释,可以在文档中选定相应的注释引用标记,然后直接按Delete 键,Word 会自动删除对应的注释文本,并对文档后面的注释重新编号。

  如果要删除所有的自动编号的脚注和尾注,可以按照下述方法进行而不用逐个删除:

  ①按Ctrl+h 键,会打开【查找和替换】对话框并会自动选中 【替换】选项卡。
  ②单击【高级】按钮,然后单击【特殊字符】按钮,出现【特 殊字符】列表。
  ③选定【脚注标记】或者【尾注标记】。
  ④不要在【替换为】后面输入任何内容,然后单击【全部替 换】按钮即可。

六:脚注和尾注互相转换

  如果当前文档中已经存在脚注或者尾注,单击【注释选项】对话框中的【转换】按钮可以将脚注和尾注互相转换,也可以统一转换为一种注释。单击【转换】按钮后弹出【转换注释】对话框。

  设置完毕后,单击【确定】按钮即可。
  有时为了只将个别的注释转换为脚注或尾注,可以按如下步骤进行:
  ①选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项,切换到注释编辑 区。
  ②将鼠标指针指向选定的注释,然后单击鼠标右键,从弹出 的快捷菜单中选择【转换为脚注】或者【转换为尾注】菜单项即可。

七:自定义注释分隔符

  一般情况下,Word 用一条水平线段将文档正文与脚注或尾注分开,这就是注释分隔符。如果注释太长或者太多,一页的底部放不下,Word 将自动把放不下的部分放到下一页。为了说明两页中的这 些注释是连续的,Word 将水平线加长。

  用户可以根据需要修改注释分隔符的类型,步骤如下:

  ①选中【视图】菜单中的【图片】菜单项,切换到普通视图中。
  ②选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项,打开注释编辑区 窗口。
  ③在注释区窗口顶部的下拉列表框中包含了三个可以改变的 分隔符。用户可以根据需要选定合适的分隔符,如 果不需要分隔符,可以选中该分隔符,按Delete 键删除即可。
  ④如果单击【默认设置】按钮,可以将选项的分隔符设定为 默认的分隔符。
  ⑤单击【关闭】按钮,即可以返回文档正文编辑状态。