使用Excel处理的数据表格，为了让别人能看得懂，往往需要对为单元格设置标注进行说明或提示输入方式等等。
在Excel中有两种方法可以在不影响打印效果的前提下为单元格设置标注，它们各有优劣，具体该使用什么方法，得取决于看该表格的对象而定。总的来说，若设置的标注是为查看表格的人提供的说明那么使用“插入批注”法会比较实用；而如果是制作模板，批注内容是给填写表格的人看，那还是用“数据有效性”比较有效。
一、使用批注
①插入批注
选中要设置标注的单元格，右击选择“插入批注”，就会显示一个指向该单元格的批注文本框，在此输入要提示的内容后，单击一下其它单元格，该批注框会自动隐藏。以后只要鼠标指向这个单元格，就会出现批注框显示我们编辑的提示内容，鼠标移开又会自动隐藏。
②修改批注
以后若需要修改标注内容，只要再右击这个单元格选择“编辑批注”即可，批注中的文字还可以选中自由设置字体、字号等等。己设置批注的单元格右上角会显示一个红色的三角形标志，不过这标志和批注信息并不会被打印出来。
提示：此标注方式只对鼠标有反应，如果需要为多个单元格设置相同的标注就比较麻烦，得先设置一个单元格，再选中复制，利用“选择性粘贴”把标注粘贴到多个单元格中。
二、数据有效性
要想使用键盘选中单元格也会显示批注信息，就要使用“数据有效性”功能了。
选中需要设置标注的单元格，单击菜单“数据/有效性”打开“数据有效性”窗口，切换到“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”，然后在下面输入标题和信息内容，单击确定完成设置。
以后只要选中该单元格就会显示提示信息。用这种方法做的批注，不仅支持键盘选中单元格显示，而且可以选中多个单元格同时进行设置，当然也支持通过选择性粘贴进行有效性复制。
三、自选图形与标注
另外，在Excel中还有第三种标注方法，那就是插入“自选图形/标注”下的图形直接输入标注内容，再右击插入的图形选择“设置自选图形格式”，在“属性”选项卡中单击取消“打印对象”前的钩使其不被打印。
此方法惟一的缺点是，这种方法插入的标注无法隐藏，看起来不仅碍眼，还会影响操作。