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PowerPoint超级技巧下篇

Admin | 2008-5-15 21:01:06 | 被阅次数 | 7415

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  在PowerPoint中插入几何画板文件

  用过几何画板的人都知道,该软件提供的很多专业功能非常强大。只是界面有些欠缺,而PowerPoint则被广泛地应用于很多领域。不过,完全可以在PowerPoint中插入几何画板文件,制作出几乎完美的课件。

  先安装这两个软件,然后在PowerPoint和几何画板中把相应的文件制作完毕。再启动PowerPoint,打开绘图工具栏,选择“自选图形”→“动作按钮”,再用鼠标画出一个按钮,插入按钮后,PowerPoint会自动打开“动作设置”对话框,在“单击鼠标”选项卡中的“超链接到”下拉框中选择“其他文件”,再在“超级链接到其他文件”对话框中找到先前制作的几何画板文件,单击“确定”按钮即可。

  经过上述设置后,在幻灯片放映时,只要单击刚刚新添加的按钮,即可快速打开相应的几何画板,而关闭几何画板后便立即返回到刚才的幻灯片中,非常方便。

  演示文稿合并技巧

  此功能与Word XP中的文档合并非常类似,你可以将多个PowerPoint XP演示文稿合并成一个,而且每一部分仍保持原来的外观:先打开一个PowerPoint演示文稿,选择“工具”→“比较并合并演示文稿”,在对话框中找到待合并的目标文件,单击对话框中的“合并”按钮。按提示继续操作,目标文件的所有幻灯片即插入当前选中的幻灯片之前,保存后就会成为一个新的演示文稿。

  幻灯片浏览技巧

  用鼠标选中大纲视图或幻灯片缩略图中的幻灯片,可以拖动并直接插入横线指示的新位置。PowerPoint的大纲视图和幻灯片缩略图整合为普通视图,只需单击“普通视图”左侧的选项卡标签,就可以看到幻灯片的大纲视图或幻灯片缩略图。选中其中的任意一张幻灯片,按上下方向键能顺序浏览演示文稿中的所有幻灯片。

  添加并设置页眉

  PowerPoint大家平时只用它来制作演示文稿,很少有人给自己的演示文稿添上页眉页脚的。其实,PowerPoint也为演示文稿准备了很强的页眉和页脚功能:只要选择PowerPoint“视图”菜单下的“页眉和页脚”,就会弹出“页眉和页脚”对话框。在这个对话框中有两个标签,一个是“幻灯片”标签,另一个是“备注和讲义”标签。在“幻灯片”标签中可以在“幻灯片包含内容”中看到一个复选框“日期和时间”,如果这个复选框被取消,那么其下的两个单选框将不能够被激活。把它选中,并且选中“固定”复选框,然后即可在固定的文本框中输入日期如“2002年5月15日制作”等信息,这样幻灯片页眉就设置好了。但使用这种方法生成的是“固定”日期,还可以选中“自动更新”单选框,然后在其下找到一种合适的时间格式,以后页眉上的日期信息就会随系统而自动更改。

  加并设置页脚

  选中“页脚”复选框,就能自行设置页脚内容,如现在可输入“太子梦幻主页制作”等信息。另外,在“页脚”的最下方还有一个“标题幻灯片中不显示”复选框,如果选中它,那么在“标题幻灯片”中将不会显示页眉和页脚。而如果不选中这个复选框,那么“标题幻灯片”将被显示,而且会显示在幻灯片的页眉上而不是页脚上!即如果的幻灯片中没有“标题幻灯片”,那么设置的“页眉和页脚”信息只会被放置到页脚部分,而不会放置到页眉部分。这一点,务必注意。

  设置备注和讲义

  设置完了幻灯片的“页眉页脚”,让再来看看“备注和讲义”标签中的内容。它主要是用于调整幻灯片备注和讲义的页眉和页脚,其使用方法和使用幻灯片标签是一样的,不再重复说明。

  取消快速保存减肥文档

  选择“工具”→“选项”,在弹出的对话框中单击“保存”标签,再选中“允许快速保存”复选框,再单击“确定”关闭对话框就可以了。

  由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况,因此才使得文件存贮了大量修改信息,变得越来越大。取消了“快速保存”功能,不保存这些信息,因此可以用它来减肥。

  另存文件减肥法

  选择“文件”→“另存为”,再把当前PowerPoint文件另存一下即可让PowerPoint文件减肥,效果绝对立竿见影!

  减小图片的长宽

  首先看图片的几何尺寸有多大,也就是图片的长和宽是多少。如果图片比显示器屏幕区域还大,就可以把图片缩小,一般最多和屏幕一样大。这步很容易,在画笔、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片,长和宽都缩小到50%后,文件能减小四倍。

  图片建议保存为JPG文件

  有时拿到两份同样几十页的PowerPoint文件,而且图片数量、质量都差不多,但它们的大小相关却很大。这时最好仔细检查一下导入图片的格式和大小。如果原图片尺寸很大,最好用图形处理工具先压缩一下,而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。也可以把图片中无用的内容剪裁掉。

  插入WMF格式文件令文档更小

  如果插入的图片是WMF格式的剪贴画,那PowerPoint文件也将会很小。

  内部压缩法

  为了减少幻灯片占用的空间,用户必须采用事先压缩图片等手段,影响了幻灯片的制作速度。为了解决这个问题,PowerPoint XP增加了图片压缩功能,用户可以压缩幻灯片中的一幅或者多幅图片,而且不影响图片的质量。具体操作方法是:鼠标右键单击幻灯片中的图片,选择快捷菜单中的“设置图片格式”,然后单击“图片”选项卡中的“压缩”按钮。你可以在“压缩图片”对话框中设置压缩的范围(选中的图片还是文档中的所有图片),选择或更改分辨率以及是否删除图片的裁减区域等。

  使用链接的对象代替嵌入对象

  将对象嵌入到Word文档中后,可以将原对象删除,这样显然是方便了许多。但这一方面会增加文档的容量,二来不便于对象的修改。其实,使用链接对象不仅仅可以在源文件中的内容改变时,方便地更新PowerPoint文档中的内容,同时也能够使文档的容量变小。


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